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PRIVACY – CONDIZIONI D’USO – COOKIE

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INFORMATIVA SUL TRATTAMENTO DEI DATI PERSONALI

 

ai sensi degli artt. 13 e 14 del Regolamento (UE) 2016/679 (“GDPR”)

La presente informativa descrive le modalità con cui C.I.R. Centro Iniziative Romane S.r.l. a socio unico (di seguito anche la “Società” o il “Titolare”), nell’ambito della propria attività di noleggio di furgoni, veicoli commerciali, autoveicoli e servizi connessi, raccoglie, utilizza, conserva e protegge i dati personali degli utenti del sito internet, dei clienti, dei potenziali clienti, dei conducenti autorizzati e di tutti i soggetti che entrano in contatto con la Società.

La tutela dei dati personali rappresenta per la Società un principio fondamentale di correttezza, trasparenza, affidabilità e rispetto dei diritti degli interessati. Per tale ragione, il trattamento dei dati personali viene effettuato nel rispetto della normativa applicabile e secondo i principi di liceità, correttezza, trasparenza, minimizzazione, esattezza, limitazione della conservazione, integrità e riservatezza.

La presente informativa ha lo scopo di fornire in modo chiaro e dettagliato tutte le informazioni relative:

  • al soggetto che tratta i dati personali;
  • alle categorie di dati raccolti;
  • alle finalità e basi giuridiche del trattamento;
  • alle modalità di utilizzo dei dati;
  • al periodo di conservazione;
  • ai soggetti che possono accedervi;
  • ai diritti riconosciuti all’interessato;
  • alle modalità di esercizio di tali diritti.
  1. Titolare del trattamento

Il Titolare del trattamento è:

C.I.R. Centro Iniziative Romane S.r.l. a socio unico
Sede legale: Strada Teverina, 5h – 01100 Viterbo

  1. IVA / C.F.: 064212881004
    E-mail: info@cirsrl.net
    PEC: cirsrl@mypec.eu
    Telefono: 06-71355876

Responsabile della Protezione dei Dati (DPO) è contattabile ai seguenti recapiti:

Massimo Spiridigliozzi
E-mail: massimo@cirsrl.net

Per qualsiasi informazione relativa al trattamento dei dati personali o per l’esercizio dei diritti previsti dal GDPR, l’interessato può contattare il Titolare ai recapiti sopra indicati.

 

  1. Ambito di applicazione dell’informativa

La presente informativa si applica ai dati personali raccolti:

  • attraverso il sito internet della Società;
  • in occasione di richieste di contatto, preventivo o prenotazione;
  • nell’ambito della conclusione e gestione dei contratti di noleggio;
  • durante l’erogazione dei servizi connessi al noleggio;
  • nell’ambito delle comunicazioni telefoniche, telematiche, elettroniche o cartacee tra l’interessato e la Società;
  • mediante eventuali dispositivi installati sui veicoli, inclusi sistemi di geolocalizzazione GPS, ove presenti.
  1. Categorie di dati personali trattati

La Società può trattare, a seconda dei casi, le seguenti categorie di dati personali.

3.1 Dati identificativi e anagrafici

Possono essere trattati dati quali:

  • nome e cognome;
  • luogo e data di nascita;
  • codice fiscale;
  • estremi del documento di identità;
  • eventuale ragione sociale e dati del legale rappresentante, in caso di clienti persone giuridiche.

3.2 Dati di contatto

Possono essere raccolti:

  • indirizzo di residenza o domicilio;
  • numero di telefono;
  • indirizzo e-mail;
  • PEC;
  • altri recapiti comunicati dall’interessato.

3.3 Dati relativi alla patente di guida e all’abilitazione alla conduzione

Nell’ambito del servizio di noleggio possono essere trattati:

  • documento di identità;
  • numero della patente;
  • data di rilascio e scadenza;
  • ente rilasciante;
  • categoria di patente;
  • eventuali limitazioni, prescrizioni o codici presenti sul documento, ove rilevanti ai fini dell’idoneità alla guida del veicolo noleggiato.

3.4 Dati amministrativi, fiscali e di pagamento

La Società può trattare:

  • dati di fatturazione;
  • partita IVA e codice destinatario;
  • coordinate bancarie;
  • modalità di pagamento utilizzate;
  • dati relativi a depositi cauzionali, addebiti, rimborsi e garanzie contrattuali.

 

3.5 Dati relativi al rapporto contrattuale di noleggio

Possono essere trattati dati relativi:

  • al preventivo;
  • alla prenotazione;
  • al contratto di noleggio;
  • al veicolo noleggiato;
  • ai periodi di noleggio;
  • alla sede di ritiro e riconsegna;
  • ai conducenti autorizzati;
  • alle deleghe al ritiro o alla riconsegna;
  • alle richieste di proroga, modifica o cessazione del servizio;
  • alle comunicazioni operative con il cliente.

3.6 Dati relativi al veicolo e al suo utilizzo

La Società può trattare dati connessi al veicolo noleggiato, quali:

  • targa;
  • marca e modello;
  • numero di telaio;
  • stato del mezzo alla consegna e alla restituzione;
  • percorrenza chilometrica;
  • dati relativi a manutenzione, guasti o assistenza tecnica;
  • informazioni utili alla gestione del noleggio e della flotta.

3.7 Dati relativi a sinistri, sanzioni, danni e contestazioni

In caso di eventi rilevanti nel corso del noleggio, possono essere trattati dati relativi a:

  • sinistri;
  • richieste assicurative;
  • guasti e soccorso stradale;
  • danni al veicolo;
  • furti o tentati furti;
  • verbali e sanzioni amministrative;
  • pedaggi, parcheggi, ZTL;
  • contestazioni, reclami e contenziosi.

3.8 Dati di geolocalizzazione

Qualora i veicoli siano dotati di dispositivi GPS, la Società può trattare dati di localizzazione del veicolo per finalità di sicurezza, tutela del patrimonio aziendale, prevenzione e gestione di furti, recupero del mezzo, gestione operativa della flotta e difesa dei propri diritti.

3.9 Dati raccolti tramite il sito internet

Attraverso il sito possono essere raccolti:

  • dati inseriti nei form di contatto, richiesta preventivo o prenotazione;
  • indirizzo IP;
  • dati di navigazione;
  • dati raccolti tramite cookie e strumenti analoghi, secondo quanto indicato nella Cookie Policy.

 

  1. Fonte dei dati personali

I dati personali possono essere raccolti:

  • direttamente presso l’interessato;
  • tramite il sito internet;
  • tramite e-mail, telefono, PEC, messaggistica o contatti in sede;
  • attraverso moduli di richiesta informazioni, preventivi o prenotazioni;
  • tramite soggetti delegati dall’interessato;
  • da compagnie assicurative, consulenti, officine, società di assistenza o altri soggetti coinvolti nella gestione del rapporto contrattuale;
  • da pubbliche autorità o pubblici registri, ove consentito dalla legge;
  • da sistemi installati sui veicoli, inclusi eventuali dispositivi GPS.
  1. Finalità del trattamento e basi giuridiche

La Società tratta i dati personali per le finalità di seguito indicate.

5.1 Gestione delle richieste di contatto, informazioni e preventivi

I dati possono essere trattati per dare riscontro a richieste inviate tramite sito, e-mail, telefono o altri canali, nonché per predisporre preventivi, verificare disponibilità dei veicoli e fornire informazioni sui servizi offerti.

Base giuridica: esecuzione di misure precontrattuali adottate su richiesta dell’interessato.

5.2 Prenotazione, conclusione ed esecuzione del contratto di noleggio

I dati possono essere trattati per:

  • gestire la prenotazione;
  • verificare l’identità del cliente e dei conducenti;
  • accertare l’idoneità documentale alla conduzione;
  • predisporre e sottoscrivere il contratto;
  • consegnare e ritirare il veicolo;
  • gestire il servizio durante tutta la durata del noleggio;
  • erogare assistenza al cliente;
  • gestire proroghe, variazioni o cessazioni del rapporto.

Base giuridica: esecuzione del contratto o di misure precontrattuali.

5.3 Adempimenti normativi, fiscali, contabili e amministrativi

I dati possono essere trattati per adempiere a obblighi di legge, regolamento, normativa fiscale, contabile, civilistica, amministrativa, assicurativa e di pubblica sicurezza.

Base giuridica: obbligo legale al quale è soggetto il Titolare.

5.4 Gestione di pagamenti, cauzioni, addebiti e rimborsi

I dati possono essere utilizzati per la gestione delle operazioni economiche connesse al noleggio, incluse fatture, note di debito, depositi cauzionali, rimborsi e recupero di somme dovute.

Base giuridica: esecuzione del contratto e legittimo interesse del Titolare alla tutela dei propri crediti.

5.5 Gestione di sinistri, guasti, assistenza stradale, sanzioni e danni

I dati possono essere trattati per:

  • aprire e gestire pratiche di sinistro;
  • coordinare l’assistenza stradale;
  • verificare danni e responsabilità;
  • gestire rapporti con assicurazioni, periti, officine e autorità
  • contestare o riaddebitare sanzioni, pedaggi, danni o altri costi imputabili al cliente o al conducente.

Base giuridica: esecuzione del contratto, obbligo legale e legittimo interesse del Titolare.

5.6 Tutela del patrimonio aziendale e sicurezza della flotta

I dati possono essere trattati per proteggere i veicoli e gli altri beni aziendali, prevenire utilizzi illeciti, appropriazioni indebite, frodi o condotte lesive.

Base giuridica: legittimo interesse del Titolare.

5.7 Geolocalizzazione dei veicoli mediante GPS

Qualora i mezzi siano dotati di sistema GPS, i dati di localizzazione possono essere trattati per:

  • sicurezza del veicolo;
  • tutela del patrimonio aziendale;
  • prevenzione e gestione di furti o usi non autorizzati;
  • recupero del mezzo;
  • gestione operativa e logistica della flotta;
  • accertamento di fatti rilevanti in sede contrattuale, assicurativa o giudiziaria.

Il sistema di geolocalizzazione non è finalizzato al controllo sistematico della persona, ma alla protezione del veicolo e alla corretta gestione del servizio.

Base giuridica: legittimo interesse del Titolare, esecuzione del contratto e, se applicabile, ulteriori presupposti di legge.

5.8 Gestione del sito internet e sicurezza informatica

I dati possono essere trattati per assicurare il funzionamento, la manutenzione e la sicurezza del sito, prevenire accessi abusivi, gestire errori tecnici e analizzare in forma aggregata il traffico.

Base giuridica: legittimo interesse del Titolare; consenso ove richiesto per specifici strumenti di tracciamento.

5.9 Marketing diretto e comunicazioni promozionali

Previo consenso dell’interessato, i dati di contatto possono essere utilizzati per l’invio di newsletter, offerte commerciali, promozioni, campagne pubblicitarie e comunicazioni relative ai servizi della Società, mediante strumenti automatizzati e/o tradizionali.

Base giuridica: consenso dell’interessato.

5.10 Accertamento, esercizio o difesa di un diritto

I dati possono essere trattati per tutelare i diritti della Società in sede stragiudiziale o giudiziale, compreso il recupero crediti e la gestione di contenziosi.

Base giuridica: legittimo interesse del Titolare.

  1. Natura del conferimento dei dati

Il conferimento dei dati richiesti per finalità contrattuali, precontrattuali, amministrative, fiscali e legali è necessario. Il mancato conferimento può comportare l’impossibilità di fornire il servizio richiesto, di concludere il contratto o di adempiere correttamente alle obbligazioni connesse al noleggio.

Il conferimento dei dati per finalità di marketing è invece facoltativo. Il mancato rilascio del consenso non pregiudica in alcun modo la possibilità di usufruire dei servizi della Società.

  1. Modalità del trattamento

Il trattamento dei dati avviene con strumenti cartacei, informatici, telematici e organizzativi adeguati alle finalità perseguite. I dati sono trattati secondo logiche coerenti con le finalità indicate e con modalità idonee a garantirne la sicurezza, la riservatezza e l’integrità.

La Società adotta misure tecniche e organizzative adeguate a prevenire accessi non autorizzati, perdita, distruzione, divulgazione impropria o uso illecito dei dati.

I dati sono trattati esclusivamente da soggetti autorizzati e istruiti o da soggetti terzi formalmente nominati responsabili del trattamento, ove necessario.

  1. Periodo di conservazione dei dati

I dati personali sono conservati per il tempo strettamente necessario al perseguimento delle finalità per cui sono stati raccolti e, comunque, in conformità ai termini previsti dalla legge.

In particolare:

  • i dati relativi a richieste di informazioni o preventivi sono conservati per il tempo necessario a gestire la richiesta e, successivamente, per un periodo coerente con le esigenze organizzative e di tutela del Titolare;
  • i dati relativi ai contratti di noleggio sono conservati per tutta la durata del rapporto e successivamente per il periodo previsto dalla normativa civilistica, fiscale, contabile e amministrativa;
  • i dati relativi a sinistri, sanzioni, danni, reclami e contenziosi possono essere conservati per il tempo necessario alla gestione della pratica e sino alla definizione dei termini di prescrizione applicabili;
  • i dati trattati per finalità di marketing sono conservati fino alla revoca del consenso o comunque nei limiti consentiti dalla normativa vigente;
  • i dati raccolti tramite cookie sono conservati nei termini indicati nella Cookie Policy;
  • i dati di geolocalizzazione, ove trattati, sono conservati per un periodo proporzionato alle finalità di sicurezza, tutela patrimoniale, gestione della flotta e difesa dei diritti del Titolare.

Una volta decorso il periodo di conservazione, i dati saranno cancellati, anonimizzati o conservati in forma limitata ove necessario per obblighi di legge o per la difesa dei diritti del Titolare.

  1. Destinatari dei dati personali

I dati personali possono essere comunicati, nei limiti delle finalità indicate, a:

  • personale interno debitamente autorizzato;
  • consulenti fiscali, contabili, legali e amministrativi;
  • istituti bancari, società di pagamento e soggetti incaricati della gestione di pagamenti e rimborsi;
  • compagnie assicurative, broker, periti e consulenti tecnici;
  • officine, carrozzerie, soccorso stradale e fornitori di assistenza tecnica;
  • fornitori di servizi IT, hosting, software gestionali, cloud e manutenzione informatica;
  • fornitori dei sistemi GPS e di gestione flotte, se incaricati;
  • società di recupero crediti;
  • autorità pubbliche, forze dell’ordine, enti e amministrazioni, nei casi previsti dalla legge;
  • altri soggetti che operino in qualità di responsabili del trattamento o autonomi titolari, a seconda dei casi.

I dati non sono oggetto di diffusione generalizzata.

  1. Trasferimento dei dati verso Paesi terzi

Di norma, i dati personali sono trattati all’interno dello Spazio Economico Europeo. Qualora, per esigenze organizzative o tecniche, alcuni dati siano trasferiti verso Paesi terzi o organizzazioni internazionali, il Titolare assicura che tale trasferimento avvenga nel rispetto delle garanzie previste dal GDPR, incluse, ove necessarie, decisioni di adeguatezza o Clausole Contrattuali Standard approvate dalla Commissione Europea.

  1. Diritti dell’interessato

L’interessato può esercitare, nei casi previsti dagli artt. 15-22 del GDPR, i seguenti diritti:

  • ottenere conferma dell’esistenza o meno di dati personali che lo riguardano;
  • accedere ai dati personali e alle informazioni relative al trattamento;
  • ottenere la rettifica dei dati inesatti o l’integrazione dei dati incompleti;
  • chiedere la cancellazione dei dati personali, nei casi previsti dalla legge;
  • chiedere la limitazione del trattamento;
  • opporsi al trattamento, ove ne ricorrano i presupposti;
  • ricevere i dati in formato strutturato, di uso comune e leggibile da dispositivo automatico, nei casi di portabilità;
  • revocare in qualsiasi momento il consenso eventualmente prestato, senza pregiudicare la liceità del trattamento basata sul consenso prima della revoca;
  • proporre reclamo al Garante per la protezione dei dati personali.

Per esercitare i propri diritti, l’interessato può inviare una richiesta ai recapiti del Titolare indicati nella presente informativa.

  1. Cookie e strumenti di tracciamento

Il sito internet della Società può utilizzare cookie tecnici e, previo consenso, cookie analitici, di profilazione o altri strumenti di tracciamento.

Le informazioni dettagliate sui cookie utilizzati, sulle finalità, sui tempi di conservazione e sulle modalità di gestione del consenso sono contenute nella Cookie Policy e nel sistema di gestione delle preferenze presente sul sito.

  1. Minori

I servizi della Società sono rivolti esclusivamente a soggetti maggiorenni e in possesso dei requisiti di legge necessari per la guida e per la stipula di contratti di noleggio. La Società non raccoglie consapevolmente dati di minori, salvo i casi espressamente consentiti dalla legge e strettamente necessari.

  1. Modifiche alla presente informativa

La Società si riserva il diritto di aggiornare o modificare la presente informativa in qualunque momento, anche in considerazione di modifiche normative, organizzative, tecnologiche o relative ai servizi offerti.

La versione aggiornata sarà pubblicata sul sito internet e sarà efficace dalla data di pubblicazione.

Ultimo aggiornamento: marzo 2026

 

COOKIE

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